从实战中总结出的可节省工作和学习时间的3个技巧(1)

时间:2018-08-20 作者:佚名 编辑:xiaoxin 来源:不甘平庸网

这篇文章是写给初入职场的新人看的,希望对大家有用。

熟悉我的人会知道,我先后做过公关、广告、互联网。这几个行业,全都是以“忙”著称的。忙到什么程度呢?打开三四十个标签页,在五六个Office之间切换,吃午饭时也要对着电脑,一天下来才发现自己一杯水都没喝,都是家常便饭。

在这种环境下,像我这么懒的人,当然会想各种办法来节省时间。

今天要分享的,就是从实战中总结出来的,能确切可行节省工作和学习时间的一些小窍门。

从实战中总结出的可节省工作和学习时间的3个技巧

一、建立专属信息库

我敢保证,你每天的日常工作和学习当中,一定有许多时间,浪费在来回搜寻信息上面。

什么信息呢?比如QQ里和同事的某段对话、微信里面领导的一段要求、邮件里面的一段文字、藏在多层路径下面的某个文件……它们总是在你最紧急、最需要的时候藏起来,让你花一番力气去找。不但浪费时间,也常常影响心情。

如果你经常有这样的困扰,那可以试试这个方法:建立一个专属的信息库。

无论是聊天记录、邮件内容,还是工作安排、项目反馈,抑或是突然产生的灵感,或者从网上看到的有价值的案例、知识,都可以往里面一丢,需要的时候,打开它,直接查找即可。

你可以用任何笔记软件来建立这个信息库。我的建议是利用Onenote或者印象笔记。当然,为知笔记、有道云笔记之类,也是可以的。

在笔记软件里,按照你负责的项目,新建一个笔记本。然后,所有跟这个项目相关的一切信息,都可以放进这个笔记本,再起一个易于辨认的名字即可。

比如:你和同事讨论一个原型,他提了很多有意思的看法。聊完之后,为了避免忘记,你就可以直接把聊天记录复制出来,在笔记本里新建一页笔记,命名为“06.19与XXX关于XX原型第二版的讨论”即可。

或者,你是一名文案,那么,可以直接新建一页笔记,把平时在网上搜集到的案例放进去,再写上来源和自己的想法。当你没有灵感的时候,打开看看,立刻可以为你提供大量的创意参考。

更重要的,可以把所有的工作流程、规范,甚至是生活的备忘录都放进去。比如“5号电池在门口第二个柜子里”、“充电器在卧室书架下面的箱子里”、“身份证在衣柜下面的抽屉第二层”……平时或许感觉不到,但在急需的时候,绝对可以为你节省大量的时间和精力。

使用这个方法,最重要的,是一定要坚持平时的积累和记录。最好是设置为开机启动,配合相应的插件和快速启动方式(比如印象笔记的“剪藏”、Onenote的“新建快速笔记”),务求第一时间将信息记录入笔记中。

为什么要汇总一个唯一的入口呢?因为,这样不但可以减少记忆的难度,节省我们的认知和记忆资源,而且可以使工作和学习变得简洁高效:当你再也不用把精力花在记忆上,你知道只要打开这本笔记本,就可以找到一切需要的内容时,你就可以更专注在手头的事务上面。

二、减少对工作的打断

很多人为了节省时间,都会让自己进行“多任务工作”。比如像前文所说,同时开着一大堆网页,这里看一会,那里看一会,做一下PPT,做一下EXCEL,以此来降低“我还有一项任务没有开工”的焦虑感,让自己沉浸在“所有任务都在同步进行”的美好感觉之中。

但是,这恰恰是最浪费时间、最没有效率的表现。

记住一个最基本的原则:人类的大脑是没法进行“多线程处理”的。人同一时间只能聚焦在一件事情上面。所谓的“多任务工作”并不是真的“同时进行”,而是大脑不断地在这些不同的事务之间打断和切换而已。

也就是说,当你以为“同时处理两项任务”时,实际上,你的大脑是这样运作的:进入A的工作状态-退出A的工作状态-进入B的工作状态-退出B的工作状态……循环往复。只是切换的时间太短,我们很难觉察到而已。

比如说,你写一篇文章,先在脑子里构思出几个要点,这时,一个新闻弹窗吸引了你,你点击打开,看完一篇新闻,再回过头思考刚才的文章,你还能立刻回忆起刚才构思的结果么?恐怕不是那么简单了,因为它已经被我们从“工作记忆”中清除了出去,腾出空间来接受和处理新的信息。你需要一段时间才能重新把它找回来。

而当我们反复打断的时候,这些时间累积起来,其总量是相当可观的。

所以,工作时,请专注在你手头上正在处理的事情,至少保证半个小时以内不要打断,不要同时处理任何其他的事情。

如果有任何突发性的事务,比如要交一个报表、要回复一个邮件、回应一个同事……先用便签纸记下来,也不要超过10秒钟,更不要打断工作。直到原来的任务告一段落,或者你感到疲倦了,再休息,按照便签纸上面的内容去逐项处理。

如果一定非打断不可——比如突然有个会议要开,那就拿上便签纸,先把刚才的工作进度和正在思考的内容,用关键词的形式迅速记下来,自己能看懂即可。当回到原先工作的时候,这可以大大减少你进入状态的时间。

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